Classement des dossiers du service commercial les techniques d'organisation "ADC" et PérioClass"
Le dossier client :
Pour beaucoup d'entreprises, la dématérialisation des documents de l'ADV est maintenant une réalité, les dossiers clients, ne contiennent plus que des documents de valeur et de première importance. Pour ces documents un classement efficace est primordial, ProClass dispose de solutions adaptées à toutes les tailles de société de l'artisan à la multi-nationale. Le consultant ProClass vous présentera la meilleure solution en fonction de votre informatique, les volumes de documents à classer, l'organisation de votre ADV.
La technique d'organisation "ADC" (Administration Des Commandes) :
L'avancée technologique de la dématérialisation n'est pas encore généralisée, un grand nombre de sociétés gèrent encore les commandes avec beaucoup de rapprochement documentaires, pro forma, commandes, Bl, colisages, factures, etc... L'ensemble de ces manipulations impose une consommation de temps et de stress au personnel et génère des coûts importants pour l'entreprise. La technique ADC de ProClass apporte une solution d'une grande fiabilité. En plus du dossier client ci-dessus, chaque commande est gérée dans un dossier spécifique à usage unique. Pendant toute la phase d'encours, ce dossier est placé au plus près du gestionnaire. Ce qui lui permet de trouver vite, facilite les rapprochements et apporte à votre société une grande image de marque. Votre agent ayant toujours l'information sous la main.
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La technique d'organisation "PérioClass" :
Pour la gestion de ces ADV, la dématérialisation n'est pas encore effective, mais l'outil de gestion commerciale est suffisamment élaboré pour ne pas avoir à produire et classer tous les documents de suivi des ventes. Le besoin est différent, en plus du dossier client comme décrit ci-dessus, il faut un dossier périodique qui permet de regrouper tous les documents de fonctionnement, qui n'entrent pas dans le dossier client permanent. Nous distinguons le dossier mensuel, pour les clients importants, le dossier trimestriel, semestriel et le dossier annuel pour les petits clients. On garde dans le classement la période encours et la période N-1. Les 2 techniques ci-dessus apportent de nombreux avantages, diminution drastique des temps de classement, archivage automatique des dossiers, dans les archives on retrouve un dossier d'affaires clients classé dans l'ordre des opérations....